「制度はあるのに、使われない」を変えた。スタッフに届く仕組みをアプリでつくるまで｜「医療法人社団 恵正会」様

「スタッフ一人ひとりに情報がきちんと届き、楽しみながら自己研鑽できる環境を整えたかったんです。」

—医療法人社団 恵正会 宇多 様

地域を支える医療・介護と、その土台にある取り組み

医療法人社団 恵正会 様は、地域に住む方々の暮らしに寄り添う医療・介護を行う法人です。

複数のクリニック（6院）に加え、介護事業所も展開しており、医療と介護の両面から地域住民の暮らしを支えてきました。

また、診療や介護にとどまらず、講師として地域に出向く活動や、地域イベントへの参加なども長年続けています。

こうした現場の取り組みを支える内部施策として、同法人では20年以上前からスタッフ向けポイント制度を導入し、自己研鑽を後押しする仕組みとして運用を続けています。

長年続けてきたポイント制度が、運用負荷の壁に直面

恵正会 様では、研修参加や地域活動、学会発表など、自己研鑽に取り組むスタッフを評価する仕組みとして、早くからポイント制度を導入していました。

しかし、運用はリライト式のポイントカードとカードリーダーによる管理が中心。事業所が点在する中で、カードリーダーを持ち運ぶ必要があり、管理の手間は年々大きくなっていきました。

「カードリーダーは法人で1台のみ。ポイントを付与するたびに持ち運びが必要になったり、法人事務局でカードを預かって付与して返したりと、日常の運用に手間がかかっていました。」（宇多 様）

カードの紛失への対応や再発行、ポイント付与の間違いといった運用上のトラブルも起こりやすく、制度自体は良くても「回す負担」が大きくなっていました。

「伝えたつもり」が生まれていた、情報共有の課題

もう一つの大きな課題が、情報共有でした。

法人内の連絡は、所長やリーダー経由での伝達や、限られたパソコンでのメール確認が中心。スタッフ全員に確実に情報が届いているとは言えない状況でした。

「イベントや研修の情報をメールで出していても、現場で共有されないと“知らなかった”となってしまうことがありました。」（宇多 様）

情報が“人を介して伝わる”構造では、どうしても伝達の抜けやムラが生じます。全職員に同じ情報を、同じタイミングで届けられる仕組みが求められていました。

ポイント管理と情報共有を、まとめて見直すためのアプリ導入

検討の出発点は「ポイント管理をもっと楽にできないか」というシンプルな問いでした。

市販のアプリや自社開発も検討しましたが、費用や運用負荷の面で現実的ではなく、必要な機能を備えつつ、柔軟に使えるアプリが決め手となりました。

「まずはポイント管理を考え、その次に情報共有もできるのであれば、十分に使えると感じました。」（宇多 様）

導入後は、ポイントの付与・確認がスマートフォンで完結。

さらにニュース配信、トークルーム、研修や会議室の予約など、法人内のさまざまな業務がアプリに集約されていきました。

「使う人が増えた」ことで、制度が生き始めた

アプリ導入後、最も大きな変化はポイント制度の利用状況でした。

以前は一部のスタッフしか使っていなかったポイントが、スクラッチ機能や誕生日ポイント、ギフト交換の導入によって、多くのスタッフにとって身近な存在になりました。

「ポイントを利用するスタッフは、以前は10人から20人程度に限られていましたが、現在は100人近くまで広がっています。」（宇多 様）

自己研鑽だけでなく、福利厚生としてのギフト交換も取り入れたことで、ポイントを「貯めて終わり」ではなく、「使う」循環が生まれたといいます。

日常的にアプリを開く文化が、組織内に定着

ニュース配信やトークルームの活用により、スタッフが日常的にアプリを開くようになったことも大きな成果です。

委員会やプロジェクトごとのトークルームでは、会議前のやり取りや情報共有が活発に行われています。

「トークルームは、LINEに近い感覚でやり取りできるため、プロジェクト単位の情報共有にも使われています。」（宇多 様）

研修や会議室の予約もアプリから行えるため、「まずはアプリを開く」という行動が自然と定着していきました。

制度を“伝える”から、“届く”仕組みへ

恵正会 様にとって今回のアプリ導入は、単なるツール変更ではありません。

長年続けてきたポイント制度や福利厚生、法人の取り組みを「正しく、分かりやすく、全員に届ける」ための基盤づくりでした。

「今は、福利厚生やルールもアプリを見れば分かる。携帯で見られるのは本当に大きいですね。」（宇多 様）

スタッフ一人ひとりが情報にアクセスでき、参加しやすい環境を整えることが、結果として制度の活性化や組織の一体感につながっています。

まとめ

医療法人社団恵正会 様では、ポイント制度や福利厚生を「用意すること」ではなく、「きちんと届き、使われること」を重視してきました。

アプリを通じて情報と仕組みを集約したことで、制度が日常の中に自然と組み込まれ、参加するスタッフも増えています。

長年続けてきた取り組みを、形骸化させずに活かし続ける。そのための伝え方と運用の工夫が、この事例の大きなポイントです。

本事例で実際に活用されている、アプリの主な機能とその使われ方をまとめました。

スタッフ専用アプリ

※医療法人社団恵正会 様のスタッフ向けに提供されている専用アプリです。
一般の方がダウンロード・利用することはできません